अगर आप Gmail इस्तेमाल करते हैंं तो आपको Password Protected Emails के बारे में जरूर पता होगा। क्योंकि इंश्योरेंस कंपनियाँँ और Banks इस तरह के Mails अक्सर भेजते रहते हैं। और इन मेल्स को खोलने के लिए Password की जरूरत पड़ती है। लेकिन क्या आपको पता है कि यह Password कैसे लगाया जाता है? और आप अपने Emails को पासवर्ड प्रोटेक्ट कैसे कर सकते हैंं? नहीं? चलिए कोई बात नहीं। क्योंकि आज हम Gmail Confidential Mode के बारे में ही बात करने वाले हैं। और यही वह फीचर है, जिसकी मदद से आप अपने Emails को Password द्वारा Secure कर सकते हैं।
Gmail Confidential Mode
जैसा कि आप सब जानते हैं Gmail दुनिया की सबसे Popular Email Service है। और इसकी पॉपुलैरिटी का अंदाजा इस बात से लगाया जा सकता है कि बहुत-से लोग आज भी Gmail और Email को एक ही समझते हैं। क्योंकि Gmail Email का पर्याय बन चुका है। शायद इसीलिए सबसे ज्यादा Hacking Attacks भी Gmail पर ही होते हैं। ऐसे में एक यूजर को कोई भी Confidential Information भेजने से पहले दस बार सोचना पड़ता है।
Confidential Data Mail करते वक्त मन में डर लगा रहता है कि कहीं Mail Hack न हो जाए! और उसमें मौजूद संवेदनशील डाटा किसी और के हाथ न लग जाए। इसके अलावा इस बात की भी चिंता रहती है कि Receiver (प्राप्तकर्ता) के फोन या लैपटॉप पर कोई दूसरा व्यक्ति Mail खोलकर न पढ़ ले। नहीं तो डाटा लीक हो जाएगा। इन्हीं सब बातों को ध्यान में रखते हुए Gmail Confidential Mode फीचर लाया गया है
Gmail Confidential Mode क्या है?
जीमेल कॉन्फिडेंशियल मोड, जीमेल का एक नया सुरक्षा फीचर है, जो Mails को Password द्वारा Protect करने की सुविधा देता है। और Unauthorized Users को Mail Access करने से रोकता है। साथ ही Mails की Expiry Set करने का विकल्प भी देता है। जिससे कि तय समय के बाद Mails Automatically Delete हो जाते हैंं। इसके अलावा यह फीचर प्राप्त Mails को Forward, Copy, Downoad और Print करने से रोकता है। जिससे कि उन्हें किसी भी रूप में Store करके नहीं रखा जा सकता।
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इस फीचर की मदद से आप किसी को भी Password Protected Email भेज सकते हैं। और अपने Data की Security और Privacy की चिंता से मुक्त हो सकते हैं। क्योंकि आप जिसे भी Email भेजेंगे, सिर्फ वही उस Email को Access कर पाएगा। दूसरा कोई भी व्यक्ति उस Email को ओपन तक नहीं कर पाएगा। क्योंकि बिना Password के ऐसा संभव ही नहीं होगा।
How To Use Confidential Mode
अब सवाल यह है कि Gmail Confidential Mode को इस्तेमाल कैसे करें? तो इसके लिए आपको सबसे पहले अपने Gmail Account में Login करना होगा। इसलिए Desktop यूजर्स Gmail की ऑफिशियल वेबसाइट अथवा वेब ऐप्प और Smartphone यूजर्स Gmail की Mobile App को ओपन कीजिए। और अपनी Gmail ID से Login कर लीजिए। Gmail Login के बाद Desktop यूजर्स Compose के बटन पर क्लिक कीजिए। और Smartphone यूजर्स + (प्लस) के आइकॉन पर टैप कीजिए। जैसा कि नीचे पहले और दूसरे स्क्रीनशॉट में दिखाया गया है।
अब आप जिसे भी Email भेजना चाहते हैं, उसका Email Address दर्ज कीजिए। और उसके बाद Subject लिखकर अपना Mail टाईप कर लीजिए। जैसा कि उपर तीसरे स्क्रीनशॉट में दिखाया गया है। अगर आप कोई File भेजना चाहते हैं, तो उसे भी Attach कर दीजिए।
Turn On Gmail Confidential Mode
अब Smartphone यूजर्स उपर Right Corner में मौजूद Hamburger Menu (3 डॉट्स) के आइकॉन पर टैप कीजिए। और Confidential Mode को ओपन कर लीजिए। वहीं Desktop Users नीचे की तरफ बने Confidential Mode के आइकॉन पर क्लिक कीजिए। (जैसा कि नीचे स्क्रीनशॉट्स में दिखाया गया है)
Confidential Mode में आपको 2 ऑप्शन्स मिलेंगे। पहला, Set Expiry (सेट एक्सपायरी) और दूसरा, Require Passcode (रिक्वायर पासकोड)।
1. Set Expiry
इस ऑप्शन की मदद से आप अपने Email का Expiry Time सेट कर सकते हैं। यह वह टाईम होता है, जिसके पूरा होते ही Email अपने आप Delete हो जाता है। यहाँ आप 1 दिन से लेकर 5 साल तक का टाईम सेट कर सकते हैं। जैसा कि नीचे पहले स्क्रीनशॉट में दिखाया गया है :-
2. Require Passcode
इस ऑप्शन की मदद से आप अपने Email को Secure कर सकते हैं। और Unathaurized User को Email खोलने से रोक सकते हैं। इसके लिए आपको 2 ऑप्शन मिलते हैं। पहला, Standard (स्टैण्डर्ड) अथवा No SMS Passcode (Desktop वर्जन के लिए) और दूसरा SMS Passcode (एसएमएस पासकोड)। जैसा कि उपर दूसरे स्क्रीनशॉट में दिखाया गया है।
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1. Standard/No SMS Passcode : यह ऑप्शन सुरक्षित तरीके से Mail भेजने की सुविधा प्रदान करता है। अगर आप इस ऑप्शन का चुनाव करेंगे तो आपका Mail पढ़ने के लिए प्राप्तकर्ता को किसी भी तरह का कोई Passcode दर्ज नहीं करना पड़ेगा। मगर प्राप्तकर्ता आपके Email को फॉरवर्ड, कॉपी, डाउनलोड और प्रिंट नहीं कर पाएगा। क्योंकि ये सारे ऑप्शन्स Disable हो जाऐंगे।
2. SMS Passcode : यह ऑप्शन Email को Passcode द्वारा Protect करने की सुविधा देता है। अगर आप इस ऑप्शन को Enable करेंगे तो आपका Email Lock हो जाएगा। और उसे खोलने के लिए प्राप्तकर्ता को Passcode दर्ज करना होगा। लेकिन सवाल यह है कि प्राप्तकर्ता के पास Passcode आएगा कहाँ से? और उसे कौन देगा? आइए, जानते हैं।
SMS Passcode Setup
Gmail SMS Passcode सेट करना बहुत ही आसान है। बस आपके पास प्राप्तकर्ता का Mobile Number होना चाहिए। अगर आपके पास प्राप्तकर्ता का मोबाइल नम्बर है तो आप कुछ ही सैकंड्स SMS Passcode सेट कर सकते हैं। कैसे?
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सबसे पहले Confidential Mode में जाइए। और यहाँ मौजूद दूसरे ऑप्शन यानि कि Require Passcode में SMS Passcode सलेक्ट कीजिए। और उपर Right Corner में मौजूद SAVE के बटन पर टैप कर दीजिए। जैसा कि नीचे स्क्रीनशॉट में दिखाया गया है :-
अब आपको Email Send करना है। इसके लिए उपर Right Corner में बने Send के आइकॉन पर टैप कर दीजिए। जैसा कि उपर स्क्रीनशॉट में दिखाया गया है।
Add Phone Number
जैसे ही आप Send के Icon पर टैप करेंगे, आपके सामने एक पॉप-अप विंडो ओपन हो जाएगी। जिसमें आपको Phone Number Add करने के लिए कहा जाएगा। यहाँ आपको दो ऑप्शन्स मिलेंगे। पहला, Add Missing Information, और दूसरा Disable Confidential Mode. जैसा कि आप नीचे स्क्रीनशॉट में देख सकते हैं।
Phone Number Add करने के लिए आपको पहले ऑप्शन यानि कि Add Missing Information पर टैप करना है। और उसके बाद प्राप्तकर्ता का मोबाइल नम्बर एंटर करके Done के बटन पर टैप करना है।
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नोट :अगर आप Smartphone इस्तेमाल कर रहे हैं तो मोबाइल नम्बर से पहले Country Code अवश्य लिखें, यह बेहद जरूरी है। जैसे कि अगर प्राप्तकर्ता का मोबाइल नम्बर भारतीय है, तो मोबाइल नम्बर से पहले +91 लिखें। वहीं Desktop यूजर्स Dropdown Menu से Country Code सलेक्ट करें। और उसके बाद 10 अंकों का मोबाइल नम्बर एंटर करें। जैसा कि नीचे स्क्रीनशॉट्स में दिखाया है।
अब आपका Email Password द्वारा Lock हो चुका है। इसलिए Send के Icon पर टैप कीजिए और Email भेज दीजिए। लो जी! आपका काम समाप्त हुआ। रही बात प्राप्तकर्ता की। तो आइए, जानते हैं कि जब प्राप्तकर्ता को आपका Email मिलेगा, तो वह उसे कैसे Access करेगा।
How To Access Password Protected Email
जब आपका Email प्राप्तकर्ता को मिलेगा। और वह उसे Open करेगा तो उसे आपका Email कुछ इस तरह दिखाई देगा (जैसा कि नीचे पहले स्क्रीनशॉट में दिखाया गया है) :-
यहाँ आपके द्वारा एंटर किए गए मोबाइल नम्बर के आखिरी 2 Digit दिखाए जाऐंगे। और उसके नीचे Send Passcode का बटन होगा। प्राप्तकर्ता को इसी बटन पर टैप करके Passcode प्राप्त करना होगा। जैसे ही वह Send Passcode के बटन पर टैप करेगा, उसके मोबाइल नम्बर पर एक मैसेज के जरिए Passcode आ जाएगा। यही Passcode Enter करके जब वह Submit के बटन पर टैप करेगा, तो मेल ओपन हो जाएगा। और वह उसे आराम से पढ़ सकेगा।
Remove Access
जी हाँ, अगर आप चाहें तो प्राप्तकर्ता को Email पढने से रोक भी सकते हैं। कैसे? मान लीजिए कि आपने किसी को Confidential Email भेजा। लेकिन Email भेजने के बाद पता चला कि उसमें कुछ कमी रह गई। या कोई गलत File Attach हो गई। या गलत एड्रेस टाईप करने की वजह से ईमेल किसी और के पास चला गया। तो ऐसी स्थिति में आप प्राप्तकर्ता को इमेल पढ़ने से रोक सकते हैं।
इसके लिए आपको Sent Emails के फोल्डर में जाना है। भेजे गए Confidential Mail को ओपन करना है। और Remove Access के बटन पर टैप करना है। बस! जैसा कि उपर स्क्रीनशॉट्स में दिखाया गया है।
Renew Access
मान लीजिए कि आपने 1 दिन का Expiry Time सेट करके किसी Email भेजा। मगर प्राप्तकर्ता उसे समय रहते पढ़ नहीं पाया और Email Expire हो गया। ऐसी स्थिति में आप Expire हो चुके Email को Renew करके उसका Expiry Time बढ़ा सकते हैं। और प्राप्तकर्ता को इमेल पढ़ने के लिए थोड़ा और समय दे सकते हैं। इसके लिए आपको Sent Emails के फोल्डर में जाकर उस इमेल को ओपन करना है। और Renew Access के बटन पर टैप करना है। जैसा कि नीचे स्क्रीनशॉट्स में दिखाया गया है।
तो इस तरह आप किसी को भी बेफिक्र होकर Confidential Information मेल कर सकते हैं। उम्मीद है, इस आर्टिकल के जरिए आपको Gmail Confidential Mode के बारे मेंं काफी उपयोगी जानकारी मिली होगी। अगर अब भी इस टॉपिक को लेकर आपके मन में कोई सवाल है तो आप नीचे Comment Box में पूछ सकते हैं। अगर यह आर्टिकल आपको पसंद आया तो इसे Like और Share कीजिए। और ऐसे ही और ज्ञानवर्धक आर्टिकल्स के लिए ‘टेकसेवी डॉट कॉम’ को Subscribe कर लीजिए। ताकि जब भी कोई नया आर्टिकल प्रकाशित हो, तो आपको उसकी सूचना मिल जाए।
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